وظایف بایگانی کننده
یک بایگانی‌کننده دو وظیفه اساسی دارد:
- باید برای حفظ و حراست از اسناد باارزش تحت‌نظر خود اقدام‌های لازم را انجام دهد و نهایت کوشش را صرف کند تا کیفیت و ویژگی‌های اصلی اسناد حفظ شود.
- اسناد را برای استفاده محققان تاریخ و سایر پژوهشگران آماده ساخته و ارائه دهد.
طبق نظر بایگانی‌کننده مشهور، سرهیلاری جنکینسون، در کتاب «مدیریت اسناد آرشیوی»، جای وظیفه اول و دوم نباید با هم عوض شود: «طبق قانون و به‌عنوان نگهدارنده اسناد دولتی اولین وظیفه من این است که هرگونه اقدام لازم را جهت حفظ و نگهداری اسناد به عمل آورم. دراین‌صورت آیا من چیزی بیش از یک انباردار واقعی تلقی می‌شوم؟ پاسخ قطعاً منفی است؛ زیرا وظایف قانونی من تنها با حفظ و نگهداری اسناد پایان نمی‌یابد.»
ارائه رهنمود، ایجاد هماهنگی، رعایت نظر و ترتیب اولیه اسناد دولتی، ارزشیابی و انتخاب اسناد با ارزش نیز از اهم وظایف یک آرشیویست محسوب می‌شود؛ بنابراین وظایف بایگانی‌کننده‌ها را چنین می‌توان خلاصه کرد:
- حراست از اسناد با ارزش تحت مراقبت
- مشارکت در فرایند افزودن به اسناد موجود
- آماده‌سازی اسناد جهت استفاده مراجعین و پژوهشگران
- ارزشیابی اسناد باارزش و تفکیک منظم آن‌ها از میان توده عظیم اسناد و طبقه‌بندی ارزشی اسناد.
تمام وظایف بایگانی‌کننده‌ها از نظر اهمیت با هم برابرند و نمی‌توان هیچ‌کدام را نادیده گرفت. امکان دارد نیازهای کوتاه‌مدت ایجاب کند در هر زمان برای یکی از وظایف اولویت قائل شویم، ولی در یک تحلیل نهایی می‌توان گفت چنانچه نتوان اسناد را جهت استفاده متقاضیان آماده ساخت، ارزشیابی، گزینش و حفظ و نگهداری اسناد هم بی‌معنی و بی‌هدف خواهد بود.
