اصول بایگانی

تعریف بایگانی اسناد
هر رویداد مالی را که حداقل یک بدهکار و یک بستانکار داشته باشد و در دوره مالی خاصی اتفاق افتاده باشد سند حسابداری می‌نامند. بایگانی هر نوع سند که شخص یا سازمانی آن را به وجود آورده، فرایند اداری آن پایان یافته و در آینده احتمال رجوع به آن وجود دارد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف می‌‌شود. این سندها می‌توانند نامه، عکس، فیلم، گزارش و… باشند.
هدف بایگانی اسناد
اسناد در سازمان‌ها اطلاعات مهمی در خود دارند که به مدیران سازمان کمک می‌کنند با پردازش آن‌ها تصمیم‌گیری کنند و به طور منظم رشد کلی سازمان را رصد کنند. بایگانی درست و اصولی امکان دسترسی سریع به اسناد با کم‌ترین هزینه را فراهم می‌کند. هم‌چنین بایگانی اسناد به انطباق کار سازمان بر قانون کمک می‌کند و در مواقع ضروری می‌توان از اسناد بایگانی‌شده به‌عنوان مدرکی قانونی استفاده کرد.
اهمیت بایگانی اسناد و مدارک
با رشد کسب‌وکار، اسناد و مدارک بیشتری ایجاد می‌شود. بنابراین بایگانی اسناد و مدارک به چندین دلیل ضروری و مهم است. بایگانی از پاک شدن ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری می‌کند و دسترسی به اطلاعات طبقه‌بندی‌شده را به افراد مناسب می‌دهد. طبقه‌بندی اسناد با بایگانی ممکن است و در سازوکارهای قانونی این طبقه‌بندی به کمک سازمان و مدیران می‌آید.

انواع روش‌های بایگانی اسناد در حسابداری
بایگانی‌ها بر اساس طول عمر به سه دسته‌ی جاری، نیمه جاری و راکد تقسیم می‌شوند.
• بایگانی جاری: این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی است که به صورت دائمی موردنیاز هستند.
• بایگانی نیمه جاری: این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی که بر حسب نیاز به آن‌ها مراجعه می‌شود استفاده می‌شود.
• بایگانی راکد: این نوع بایگانی مخصوص اسناد و مدارکی است که کارایی خود را از دست داده‌اند و در آینده نیز مورد استفاده قرار نخواهند گرفت، ولی بر اساس احکام قانونی باید تا مدت مشخصی در شرکت وجود داشته باشند. این اسناد می‌توانند با همان شماره و کد قبلی بایگانی شوند و یا در دسته‌بندی مخصوص اسناد راکد جای گیرند.
اصول بایگانی اسناد چیست؟
حرفه‌ای بودن حسابدار از انتخاب و استفاده از بهترین روش برای بایگانی اسناد مشخص می‌شود. حسابداری که حرفه‌ای باشد تمامی اسناد و مدارک را به درستی دسته‌بندی می‌کند تا دسترسی به آن‌ها تا حد ممکن آسان و سریع باشد. تنها در صورتی دسترسی به اسناد و مدارک سریع و آسان است که  اصول دسته‌بندی و طبقه‌بندی به درستی رعایت شده باشد. برای مثال باید تمامی اطلاعات مربوط به بیمه در یک دسته‌بندی و تمامی اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد در دسته‌بندی دیگر قرار گیرد.
اصول بایگانی موثر اسناد و مدارک
به طور کلی اسناد یک چرخه‌ی حیات دارند که در بایگانی کردن باید به آن توجه کرد.
• مرحله ایجاد: در این مرحله هدف مهار و کاهش تولید سوابق است. اقدامات مؤثری در راستای رسیدن به این هدف راه‌گشا هستند به چند مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
• نظارت و جلوگیری از تکثیر بی‌رویه سوابق
• نظارت بر دریافت سوابق
• به‌کارگیری روش‌های استاندارد در فرایند تنظیم سندها
• استانداردسازی فرم‌ها
• استانداردسازی نوع کاغذ و پوشه‌ها
• مرحله به‌کارگیری و استفاده: در این مرحله هدف اصلی دسترسی آسان به مدارک است. در زیر به چند روش برای رسیدن به این هدف اشاره می‌کنیم:
• تدوین اصول و روش‌های تشکیل پرونده
• بالاتر بودن پرونده‌های ضروری
• راکدسازی پرونده‌های غیرفعال
• جداسازی پرونده‌های راکد
• تهیه‌ی تجهیزات مناسب
• مرحله تعیین تکلیف: در این مرحله همه اسناد و مدارک موجود مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند و به آرشیو اصلی انتقال می‌یابند. این مرحله مهم‌ترین مرحله است که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است. نکته مهم این است که ارزشیابی از همان مرحله ایجاد نیز نقش خود را به صورت پنهان ایفا می‌کند.